Guía de Retención de Registros

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¿Cuánto tiempo debes mantener tus registros de impuestos?

Debes conservar tus registros durante el tiempo que sea necesario para la correcta administración de cualquier disposición del Código de Rentas Internas. En general, esto significa que debes mantener los documentos que respalden la información presentada en tu declaración hasta que finalice el período de limitaciones correspondiente.

El período de limitaciones es el tiempo durante el cual puedes enmendar tu declaración para solicitar un crédito o reembolso, o el IRS puede evaluar impuestos adicionales.
La Tabla 1 indica los plazos de prescripción que aplican a las declaraciones del impuesto sobre la renta. A menos que se especifique lo contrario, los años se refieren al período que comienza después de la presentación de la declaración. Las declaraciones enviadas antes de la fecha límite se consideran presentadas en la fecha de vencimiento.

Tabla 1. Período de limitaciones

Si tú…Entonces el período es…Debes impuestos adicionales y (2), (3) y (4) no aplican3 añosNo reportas ingresos que debiste reportar y superan el 25% de tus ingresos brutos declarados6 añosPresentas una declaración fraudulentaSin límiteNo presentas una declaraciónSin límitePresentas un reclamo de crédito o reembolso después de presentar tu declaraciónEl último de 3 años o 2 años después de que se pagó el impuestoPresentas un reclamo por pérdida de valores sin valor7 años

Propiedad: Mantén los registros relacionados con la propiedad hasta que expire el período de prescripción del año en que la vendas o dispongas de ella en una transacción sujeta a impuestos. Esto te permitirá calcular tu base ajustada, ganancia o pérdida.

Si recibiste bienes en un intercambio no gravable, la base de esos bienes generalmente es la misma que la base de los bienes entregados. Conserva los registros tanto de la propiedad antigua como de la nueva hasta que expire el período de prescripción del año en que dispongas de la propiedad nueva.

Conservación de registros para fines no tributarios

Cuando ya no necesites ciertos registros para fines fiscales, no los deseches hasta confirmar si son necesarios para otros propósitos. Tu compañía de seguros o acreedores podrían requerir que los mantengas por más tiempo que el IRS.

¿Por qué llevar registros?

Llevar buenos registros es esencial no solo para impuestos, sino también para fines de seguros o solicitudes de préstamos. Una buena organización te ayudará a:

• Identificar fuentes de ingresos: Necesario para distinguir ingresos comerciales y no comerciales, así como ingresos gravables y no gravables.

• Registrar gastos: Te permite reclamar deducciones adecuadas y determinar si puedes detallar deducciones en tu declaración.

• Registrar la base de propiedad: Importante para determinar ganancia o pérdida al venderla.

• Preparar declaraciones de impuestos: Facilita presentar de forma correcta y oportuna.

• Responder al IRS: Tus registros permitirán aclarar cualquier duda del IRS sobre elementos reportados en tu declaración, evitando impuestos adicionales o sanciones.

Tipos de registros que debes mantener

Registros básicos

Son documentos que prueban tus ingresos y gastos. Si posees una casa o inversiones, también deberás guardar documentos relacionados con estas.

Tabla 2. Comprobantes de ingresos y gastos

Ingresos

• Formularios W-2

• Formularios 1099

• Estados de cuenta bancarios

• Declaraciones de corretaje

• Formularios K-1

Gastos

• Recibos

• Facturas

• Estados de ingreso

• Cheques cancelados o comprobantes de pago

• Comunicaciones de organizaciones benéficas calificadas

Casa

• Escrituras y documentos finales

• Facturas de compra y venta

• Pruebas de pago

• Registros de seguros

• Recibos por mejoras

Inversiones

• Declaraciones de corretaje

• Estados de fondos mutuos

• Formularios 1099

• Formularios 2439

Ingresos

Tus registros básicos deben respaldar los ingresos declarados en tu declaración, como salarios, intereses, dividendos y distribuciones de sociedades. También prueban ingresos exentos de impuestos, como intereses no gravables.

Nota: Si recibes un Formulario W-2, conserva la Copia C hasta que comiences a recibir beneficios del Seguro Social.

Gastos

Tus registros deben respaldar las deducciones o créditos reclamados, como contribuciones caritativas, intereses hipotecarios, impuestos de propiedad, pensión alimenticia o gastos de cuidado infantil.

Casa

Debes conservar documentos que permitan calcular la base ajustada de tu vivienda, incluyendo precio de compra, costos de cierre, mejoras, pérdidas por siniestros y pagos de seguros.

Inversiones

Tus documentos deben mostrar precio de compra, precio de venta, comisiones, dividendos reinvertidos y cualquier ajuste que afecte tu base.

Comprobante de pago

Debes conservar comprobantes de pago que respalden los montos declarados.
Un comprobante de pago solo muestra que pagaste; no prueba que el gasto sea deducible. Guarda también documentos que demuestren que el gasto es permitido.

Tabla 3. Comprobantes de pago

Si el pago es por…Entonces el documento debe mostrar…EfectivoMonto, beneficiario, fechaChequeNúmero del cheque, monto, beneficiario, fecha registradaTarjeta de débito o créditoMonto cargado, beneficiario, fechaTransferencia electrónicaMonto, beneficiario, fecha registradaDeducción de nóminaMonto, código del beneficiario, fecha

Registros específicos

A continuación, una lista alfabética de elementos que requieren registros adicionales:

• Pensión alimenticia: guarda decretos y número de Seguro Social del excónyuge.

• Uso comercial del hogar: documentos que prueben el área utilizada y gastos relacionados.

• Pérdidas por siniestros o robos: prueba del evento, propiedad afectada y valor.

• Crédito por cuidado infantil: nombre, dirección y número fiscal del proveedor.

• Contribuciones caritativas: según efectivo, bienes o gastos de bolsillo.

• Crédito para adultos mayores o discapacitados: certificado médico o formulario del VA.

• Gastos educativos: comprobantes de matrícula, libros y pagos.

• Exenciones: documentos que acrediten dependientes o cónyuge.

• Gastos comerciales de empleados: según Publicación 463.

• Incentivos de energía: facturas, certificaciones y comprobantes.

• Ganancias y pérdidas por juegos de azar: diario de actividad y montos.

• HSA y MSA: nombre del proveedor y montos pagados.

• IRA: formularios 5498, 1099-R y 8606.

• Gastos médicos: registros de millaje, recibos, peajes, etc.

• Intereses hipotecarios: formulario 1098 y estados de cuenta.

• Gastos de mudanza: según Publicación 521.

• Pensiones y anualidades: hojas de trabajo y formularios aplicables.

• Impuestos estatales: formularios W-2, 1099-R, declaraciones estatales y 1099-G.

• Propinas: registro diario (Formulario 4070A).

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